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一歸檔文件“件”的區(qū)分與修整

首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔,，其它單位包括上級,、同級和下級-的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔,，重要的文件材料應(yīng)該歸檔,，閱知類的文件可以不歸檔。

文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔,。一般以每份文件為一件,，

1、文件正本與定稿為一件重要文件如-等須保留歷次修改稿的,，其正本與歷次稿包括定稿各為一件,。

2,、正文與附件為一件附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料,，會計(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn),，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字,，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等,。一般來說，正文與附件為一件,，會計(jì)檔案整理合作商,，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件,。

3,、原件與件為一件對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件如熱敏紙傳真件,、鉛筆書寫的重要文件,，會計(jì)檔案整理咨詢，以及使用中出現(xiàn)破損的文件,，應(yīng)后歸檔,。件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些件應(yīng)與原件作為一件,。

4,、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求,，后者則是具體內(nèi)容,，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件,。

5,、報(bào)表、名冊,、圖冊等一冊本為一件報(bào)表,、名冊、圖冊等一般每冊本內(nèi)容都相對完整,，廈門會計(jì)檔案整理,，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式,，一冊本作為一件,。

6、來文與復(fù)文各為一件這是比較特殊的一種規(guī)定�,！皝砦呐c復(fù)文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述,，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請示與批復(fù),、報(bào)告與批示,、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等,。

7,、請示與批復(fù)各為一件。

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對于檔案管理來說,，常見的保存方式就是紙質(zhì)材料封盒保存,。那么已經(jīng)做好入庫保存的檔案，為什么還有檔案數(shù)字化需求呢,？因?yàn)椤稒n案法》明確了電子檔案的法律效力,。“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,，可以以電子形式作為憑證使用,。” 同時(shí)也強(qiáng)調(diào)了檔案信息化建設(shè)要納入各級的信息化發(fā)展規(guī)劃,。

檔案材料是需要進(jìn)行保密保管的,，對于傳統(tǒng)載體檔案，在日常需要進(jìn)行檔案材料查閱或者部分檔案材料借出時(shí),，都要接觸原始檔案材料,，對于檔案保管的各種規(guī)章制度可能不能完全落實(shí)、按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理,，比如《檔案安全保密制度》,、《檔案出入庫制度》等等，而進(jìn)行檔案操作的工作人員如果不是專門負(fù)責(zé)檔案工作的,，可能不能對于檔案工作的制度與性操作完全了解,。

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