總體來說,，檔案托管軟件,，檔案信息存儲方面主要有以下優(yōu)勢:由成千上萬臺甚至更多服務(wù)器組成的集群具有空間，支持存儲容量和擴(kuò)展能力:用戶只需要根據(jù)自己的需要和喜好來選擇合作服務(wù)商,，大-低了數(shù)字檔案信息存儲成本;提供更容易的群組協(xié)作，增強(qiáng)各部門的溝通,，有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的共享;采用虛擬化技術(shù),，其物理設(shè)備可能分布在上的不同地點(diǎn)，幫助用戶形成多個異地備份,。
隨著公司擴(kuò)大經(jīng)營規(guī)模,，各類原始憑證、單證,、檔案原件產(chǎn)生的數(shù)量越來越大,。檔案管理系統(tǒng)的建立解決了多公司原始檔案管理的庫房擁擠、查閱不便,、投資大,、勞動強(qiáng)度-問題，提高了各公司檔案的電子化,、自動化,、無紙化管理水平。中泰德信公司文檔管理系統(tǒng)結(jié)合中國國情,，檔案托管公司,，適合公司業(yè)務(wù)需求和操作習(xí)慣,，是數(shù)據(jù)采集、壓縮存儲,、模式識別,、圖像處理、錄入查詢,、綜合管理于一體的業(yè)務(wù)自動化管理系統(tǒng),。這個系統(tǒng)將成為公司加強(qiáng)管理、提高服務(wù)的重要手段之一,。它提供了功能內(nèi)容的創(chuàng)建,、獲取，存儲,、權(quán)限管理,，訪問和查詢以及發(fā)布。是實(shí)現(xiàn)公司數(shù)字化辦公的完全解決方案,。
存儲 經(jīng)索引和校對后的圖像信息，檔案托管解決方案,，要存入中心數(shù)據(jù)庫,。但在存儲之前必須進(jìn)行壓縮以限度的節(jié)約存儲空間。經(jīng)壓縮后的圖像數(shù)據(jù)終存入光盤庫,。
查詢:需要查詢時,，可以用多種方法來檢索,，可以使用條件查詢或模糊查詢的方式,，而不一定要知道憑證的全部要素。比如按名稱,、按發(fā)生日期范圍檢索等。通過快速檢索技術(shù),，天津檔案托管,，查詢工作站可以通過網(wǎng)絡(luò)同時檢索文檔圖像,。如果在分館等下級單位,，可以通過下發(fā)光盤或通過廣域網(wǎng)來進(jìn)行查詢。
輸出:文檔被檢索出來之后,，可以自動還原顯示在計(jì)算機(jī)的彩色顯示器上,，并且還可以根據(jù)用戶的需要使用彩色打印機(jī)以 1:1 的比例把原始圖像還原打印輸出或使用傳真機(jī)把圖像傳真出去或是通過e-mal 把圖像發(fā)送到終端。
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