1、考慮-場時(shí)間
如果是內(nèi)部活動(dòng),，與會(huì)者也許就在現(xiàn)場上班,，會(huì)議活動(dòng)布置策劃公司，那么開場時(shí)間就很靈活了,。但是,，如果他們都是9點(diǎn)鐘上班，10點(diǎn)種再開始活動(dòng)就不是很合適了,。因?yàn)樗麄兒芸赡芤瞻l(fā)電子郵件,、回電話或是處理其他-事件等。如果有人得趕路來參加會(huì)議的話,，活動(dòng)開場時(shí)間就不宜過早,。因?yàn)槿羰窃诟叻迤谮s路，他們就得承擔(dān)較高的路費(fèi),，或在路上浪費(fèi)很多時(shí)間,。么就做折衷安排，11點(diǎn)開始,，12點(diǎn)半午餐,，1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開會(huì)。
2,、可以考慮以午宴作為開始
如果在下午舉辦活動(dòng)是個(gè)-的選擇,，可以以午餐作為活動(dòng)的開始，這樣就可以使多數(shù)與會(huì)者在活動(dòng)開始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá),。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時(shí)參加午宴的人數(shù),，所以配備多少食物也是個(gè)難題。
3,、不要取消晚上的活動(dòng)
是否取消晚上的活動(dòng)是值得做個(gè)市場調(diào)查的,。這樣就可以看看有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會(huì)議是完全可以接受的。例如,，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過來參加這個(gè)活動(dòng),。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人,。與此同時(shí),，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室,，它們空著也是空著,，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣,，由于有人會(huì)直接從工作的地方趕來參加活動(dòng),，會(huì)議活動(dòng)布置策劃價(jià)格,，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。
4,、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎
尤其是有些人也許要趕幾個(gè)小時(shí)路去參加一次半天活動(dòng),，或是從那里返回,。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果,，他們會(huì)非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾,、合作組織,，以及活動(dòng)既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會(huì)議中專題討論會(huì)部分的詳細(xì)建議,，會(huì)議活動(dòng)布置策劃方案,，并以此來調(diào)整自己活動(dòng)的基本理念、效果以及時(shí)間,。
伴隨著會(huì)議市場的發(fā)展,，一些城市由于其各方面的條件的吸引，成為了炙手可熱的會(huì)議舉辦目的地,，一種新的城市發(fā)展模式誕生了,，稱之為會(huì)都模式，就是伴隨會(huì)議市場發(fā)展而形成的會(huì)議產(chǎn)業(yè)-形式,，是以會(huì)議接待為-,、擁有-會(huì)議設(shè)施、休閑度假項(xiàng)目和酒店接待能力的會(huì)議產(chǎn)業(yè)-場所,，包括達(dá)到一定規(guī)模的會(huì)議型度假酒店或行政區(qū)域,，按照會(huì)都影響力范圍可分為國際型、型和區(qū)域型,；按規(guī)�,？煞譃槌擎�(zhèn)型和度假酒店型；按照規(guī)模,，可以分為小型,、中型、大型,。
3,、資源支撐型：由特色,、新奇或珍惜的資源所支撐，尤其是與休閑度假緊密相關(guān)的資源,，如溫泉,、滑雪、濱海等,，上海會(huì)議活動(dòng)布置策劃,，形成休閑度假目的地，其必需的周一至周五及淡季資源利用,，形成了對(duì)會(huì)議市場的規(guī)�,；_發(fā)，產(chǎn)生了會(huì)都-,。
首先要與活動(dòng)甲方交流好活動(dòng)需求，一般包括商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的類型,、主題,，參加活動(dòng)人數(shù)，商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的舉行時(shí)間,，具體甲方想達(dá)到什么樣的訴求,。活動(dòng)策劃公司需要明確目標(biāo),。
二,、會(huì)議活動(dòng)的策劃方案提出
依據(jù)會(huì)議活動(dòng)的具體需求，會(huì)議策劃的計(jì)劃：場所挑選,、日程組織,、會(huì)議的項(xiàng)目、餐飲住宿組織等等,，需求考慮到每一個(gè)細(xì)節(jié),。盡可能做到面面俱到，但是前提是跟甲方充分的溝通,，盡量在預(yù)算之內(nèi)進(jìn)行策劃方案,。
三,、場地勘驗(yàn)與預(yù)定
場地的預(yù)定需要快速，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候因?yàn)閳龅貦n期從而造成活動(dòng)方案的改動(dòng),，或者達(dá)不到理想的效果,。所以我們建議需要快速考察簽訂。
四,、會(huì)議活動(dòng)策劃的落地方案推敲
與甲方充分交流策劃思路,，并做出落地計(jì)劃，落地方案已定要便于后期會(huì)議場地布置公司的實(shí)際操作,。一般盡量采用常規(guī)出租活動(dòng)搭建物料,，比如，桁架,、舞臺(tái)、燈光,、音響,、大屏、truss架等等,。如果有一些特殊的活動(dòng)道具,，需要提前制作，協(xié)調(diào)場地,、以便于后期施工的方便,。
五、會(huì)議執(zhí)行合同的簽訂
再與活動(dòng)甲方確認(rèn)策劃方案后,，兩邊簽訂合同主要是一個(gè)價(jià)格商定以及合同細(xì)節(jié)的推敲,，盡可能的吧雙方的各自責(zé)任和義務(wù)表達(dá)清楚，以便于對(duì)雙方的法律約定,。
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