檔案的收集,、整理,、保管、鑒定,、統(tǒng)計和提供利用的活動,。包括：檔案收集、檔案整理,、檔案價值鑒定,、檔案保管、檔案編目和檔案檢索,、檔案統(tǒng)計,、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用,。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng),，故也有按多層次進行劃分的方法。其一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng),。
檔案實體管理分收集、整理,、鑒定,、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié),；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，湖州學校檔案庫房,，信息加工由編制目錄,、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽,、咨詢,、函調(diào)、外借以及出版,、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成,。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制,。
1通過平臺可實現(xiàn)檔案的批量上架、借閱,、歸還，并每個操作都有日志記錄
2可遠程控制架體,，學校檔案庫房管理,，并可查看架體實時視頻，學校檔案庫房升級,，---打開過程的安全性
3可監(jiān)控環(huán)境數(shù)據(jù)：溫度,、濕度、pm2.5,、甲醛,、tvoc、co2,，當環(huán)境數(shù)據(jù)超標時自動聯(lián)動凈化除濕加濕一體機,、空調(diào)等設(shè)備凈化降溫
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檔案信息管理系統(tǒng)還具備多方面感知,、---傳遞和智能處理的特征，讓檔案實體被賦予了主動思考和處理事務(wù)的智慧,，檔案實體可主動向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息,、更新系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息，獲取應(yīng)用對象的信息,，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為完善的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù),，當用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢某一檔案實體的相關(guān)信息時，檔案實體中的傳感能力將對用戶尋找檔案的過程進行引導,，此時的檔案富有智慧,，服務(wù)模式也從被動轉(zhuǎn)換為主動服務(wù)。
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